Kako izvesti SharePoint ili Microsoft Lists podatke u Excel ili CSV – Nate Chamberlain, Microsoft MCT

Kada upravljate podacima u SharePointu ili Microsoftovim popisima, ponekad je potrebno izvesti te podatke za analizu, izvješćivanje ili dijeljenje s drugima (osobito kada nemaju pristup samom popisu). Prije donošenja odluke o formatu korisno je razumjeti nekoliko ključnih razlika između izvoza u Excel i CSV formate.

Više vizualni učenik? Provjeriti moj video o tome kako izvesti podatke popisa u Excel ili CSV.

Možete kontrolirati koji se podaci izvoze u Excel ili CSV tako da prvo konfigurirate i odaberete različite prikaze u SharePointu. Na primjer, ako želite samo određene stupce ili filtrirane podatke, možete se prebaciti na prikaz koji prikazuje samo retke koji odgovaraju vašim kriterijima filtra ili isključuje osjetljive stupce. To vam daje fleksibilnost da prilagodite svoj izvoz prije preuzimanja podataka.

Nakon što odaberete prikaz koji želite izvesti, jednostavno odaberite Izvoz na vrhu popisa u izborniku vrpce, a zatim odaberite bilo koje Izvoz u Excel ili Izvoz u CSV.

Razmotrimo ove dvije mogućnosti.

Izvoz u Excel

Izvoz podataka popisa u Excel ima nekoliko prednosti:

• Provjera identiteta: Izvoz u Excel zahtijeva da potvrdite svoj identitet nakon otvaranja preuzete datoteke upita, čime se osigurava siguran pristup podacima.
• Podatkovna veza uživo: Jedna od najvećih prednosti izvoza u Excel je mogućnost održavanja žive veze između Excel datoteke i vašeg SharePoint popisa. To znači da možete osvježiti Excel datoteku kako biste povukli najažurnije podatke izravno iz SharePointa, što ovu opciju čini savršenom za dinamičko, kontinuirano izvješćivanje. Omogućuje vam fleksibilnost rada s podacima u Excelu, dok održava te podatke ažurnima na zahtjev.

Izvoz u CSV

CSV izvozi pružaju različite prednosti:

• Nema provjere identiteta: CSV izvozi ne zahtijevaju provjeru identiteta, pa je to brža opcija kada trebate samo statičnu kopiju podataka.
• Samostalna kopija: Za razliku od Excela, CSV izvozi su snimka vaših podataka u trenutku izvoza. Ne postoji živa veza s vašim SharePoint popisom koji se može osvježiti, tako da se ažuriranja popisa nakon izvoza neće pojaviti u CSV datoteci.
• Lagani format datoteke: CSV datoteke su lagane i idealne za jednostavan prijenos podataka ili dijeljenje s drugima kojima možda nije potrebna puna funkcionalnost programa Excel.

Odabir pravog formata

Izbor između izvoza u Excel ili CSV ovisi o vašem konkretnom slučaju upotrebe. Ako trebate stalan pristup ažuriranim podacima, Excel je pravi put. Međutim, ako trebate samo brz, statički izvoz za dijeljenje ili sigurnosne kopije, CSV je učinkovitija opcija.

Ako želite vidjeti proces izvoza na djelu, pogledaj moj video.