Izvještavanje o nelicenciranim OneDrive (za poslovanje) računima u Microsoftu 365

Prošle godine Microsoft je najavio da planira početi puniti stanare za podatke pohranjene u nelicenciranim OneDrives, to su pogoni koji pripadaju nelicenciranim korisnicima Microsoft 365. Za razliku od razmjene na mreži, gdje neaktivni poštanski sandučići Omogućite vam u osnovi besplatno zadržavanje za trajanje bilo kojeg zadržavanja/pravila dodijeljenih korisniku, funkcionalnost za očuvanje podataka za nelicencirane (ili uklonjene) pogone korisnika u OneDrive for Business koštat će vas 0,05 USD po GB mjesečno. Pretpostavljam da bi se to moglo smatrati velikodušnom ponudom, koja dolazi od tvrtke koja vam još uvijek naplaćuje 0,20 USD po GB mjesečno za dodatno SPO pohranu u 2025. …

Naravno, ovaj oportunistički Microsoft 365 CashGrab učinio je neke kupce nelagodnim. Kao danas, 17. veljače 2025 Je li datum “presjeka” za prelazak na novo ponašanje, zaključio sam da je vrijeme da se nešto objavi na temu. Dakle, pregledajmo koje su nam opcije Microsoft pružile, a također ispitajte koje dodatne alate imamo na raspolaganju kako bismo identificirali OneDrive za poslovne račune koji spadaju u ovu kategoriju. Cilj je, naravno, pomoći vam da uštedite neki $$$ donošenjem informiranih odluka.

Započinjemo s ugrađenim rješenjem, naime s nelicenciranim izvješćem/stranicama OneDrive računi u internetskom administracijskom centru SharePoint. Sažetak prikaza daje vam ukupni broj nelicenciranih pogona, zajedno s ukupnim konzumiranjem pohrane. Također ćete dobiti kvar po kategoriji, ali da biste dobili neke djelotvorne podatke, morat ćete ići na detaljan prikaz ili preuzeti CSV izvješće. A kad kažem djelotvorno, nemojte očekivati ​​čuda. U stvari, jedina radnja koju možete izvesti u centru SPO administratora je izbrisati odabrani pogon, jedan po jedan. Nisu navedeni ni deeplink na profil korisnika unutar administratorskog centra M365.

Razina predstavljenih detalja također ostavlja mnogo željenog. Iz nekih razloga korisnici su imenovani po njihovom prikazu, a ne potpunim UPN-om ili bilo kojim svojstvom koje se ne može identificirati. Odgovarajući ODFB URL nije ni prikazan prema zadanim postavkama, ali to možete ispraviti tako da ga odaberete ispod Prilagodite stupce. Nedostaju važni podaci poput posljednjeg pristupa i/ili posljednje modifikacije vremenskih oznaka, a također nam nismo dali pojma da li datoteke u određenom pogonu pristupaju i drugi korisnici u tvrtki ili gosti.

Još jedna neugodnost je nedostatak (podržanih) metoda za programski pristup izvješću. Nema krajnje točke grafikona, za početak, iako je ovo učinkovito izvješće o „upotrebi“ i izravno povezano s naplatom. Kako se detaljno izvješće generira tek nakon što se u SPO administracijskom centru izvede radnja, čini se da je to podatke na potpuno automatizirani način nemoguće. Ako imate generiran izvještaj, zapravo ga je prilično lako dohvatiti putem PNP modula. Pogled na mrežni trag daje vam sve potrebne detalje, naime činjenica da se njegovi podaci pohranjuju kao sadržaj stavke datoteke u okviru zbirke web mjesta “administrator”. Drugim riječima, to možete učiniti:

Connect-PnPOnline -Url "https://tenant-admin.sharepoint.com" -ClientId xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx -CertificateBase64Encoded $base64encodedstring -Tenant tenant.onmicrosoft.com

#Fetch items in the "DO_NOT_DELETE_DOCLIB_ACTIVE_SITES_REPORT" list
$files = Get-PnPFolderItem -FolderSiteRelativeUrl /DO_NOT_DELETE_DOCLIB_ACTIVE_SITES_REPORT | ? $_.Name -match "Sites_.*\.csv"

#Fetch the file content
$report = Get-PnPFile $($files[0].ServerRelativeUrl) -AsString | ConvertFrom-Csv

Naravno, također možemo izgraditi vlastito rješenje i pozabaviti se podacima o nedostatku korištenja za bilo koji od nelicenciranih pogona u tom procesu. Za to je potrebno malo stvari. Za početak, trebat će nam popis nelicenciranih OneDrive za poslovne pogone. Malo je načina na koje to možemo riješiti, što je najlakše vjerojatno utjecati Namijenjen CMDlet kako bi se popis zbirki web mjesta podudarao s predloškom “SPSPERS”, a zatim filtriranje bilo koje “licencirane”. Na primjer:

$OneDriveUsers = Get-SPOSite -IncludePersonalSite $true -Limit All -Template "SPSPERS" | select Status, ArchiveStatus, StorageUsageCurrent, Url, Owner

Nažalost, nijedna Spo CMDLET ne može nam reći koje licence je dodijeljeno vlasniku određenog pogona, pa ćemo morati i iskoristiti grafikon SDK za PowerShell. U stvari, moramo nazvati Get-mguser U svakom slučaju, kao vrijednost koju preuzimamo putem Namijenjen cmdlet za vlasnika pogona je Upni trebamo to osobna iskaznica Također, ako želimo biti temeljito u našem pretraživanju zapisa revizije kasnije. Također moramo znati koji servisni planovi provjeriti, što uključuje i samostalne planove ODFB -a i planove „paketa“ koji sadrže SharePoint internetsku uslugu.

#List of ODFB plans
$OneDrivePlans = @("b4ac11a0-32ff-4e78-982d-e039fa803dec","f7e5b77d-f293-410a-bae8-f941f19fe680","13696edf-5a08-49f6-8134-03083ed8ba30","4495894f-534f-41ca-9d3b-0ebf1220a423","afcafa6a-d966-4462-918c-ec0b4e0fe642","da792a53-cbc0-4184-a10d-e544dd34b3c1","98709c2e-96b5-4244-95f5-a0ebe139fb8a")

#List of SPO plans
$SharePointPlans = @("e95bec33-7c88-4a70-8e19-b10bd9d0c014","5dbe027f-2339-4123-9542-606e4d348a72","902b47e5-dcb2-4fdc-858b-c63a90a2bdb9","63038b2c-28d0-45f6-bc36-33062963b498","6b5b6a67-fc72-4a1f-a2b5-beecf05de761","c7699d2e-19aa-44de-8edf-1736da088ca1","0a4983bb-d3e5-4a09-95d8-b2d0127b3df5")

Gornji popisi uključuju i neke nekomercijalne planove … Nikad ne znate kada će Microsoft predomisliti

Osim što je dohvatio neke generičke detalje o zbirci web mjesta ODFB i pridruženom korisniku, korisno izvješće treba sadržavati i detalje o aktivnostima pogona. Najbolji način da se to dohvati ostaje objedinjeni zapisnik revizije (rekao sam najbolje, ne brzo). Stoga će naša skripta morati nazvati Pretraživanje ujedinjenih podjele CMDLET kako bi se pokrijelo bilo koje aktivnosti protiv URL -a pogona u posljednjih xx (x) dana. Na primjer:

Search-UnifiedAuditLog -StartDate $startDate -EndDate $endDate.AddDays(1) -SessionCommand ReturnLargeSet -ResultSize 5000 -SessionId $sessionID -RecordType SharePointFileOperation -ObjectIds $userUrl

Da bismo dobili najopsežniji skup detalja, filtriramo samo po URL -u web lokacije (koji se pruža kao ulaz za –Objectids parametar) i SharePointFileoperation Zapisnik. Sada ću prvi reći da nije svaka aktivnost jednaka, pa biste mogli razmotriti uključivanje samo onih koji vam imaju smisla, koristeći –Operacija parametar. To bi trebalo imati nuspojavu ubrzavanja procesa. Na primjer:

-Operations FileUploaded, FileAccessed, FileDeleted, FilePreviewed, FileModified, FileRenamed, FileModifiedExtended, FileCheckedIn, FileRecycled

Još jedna stvar koju treba uzeti u obzir je filtriranje –Korisnicišto ima dodatnu korist od filtriranja nekih „sustava“ događaja. Ako odlučite ići ovom rutom, nećete moći reći je li pogon pristupio bilo tko osim njegovog vlasnika, što bi moglo biti važan faktor u odluci hoće li ukloniti ili arhivirati predmete pohranjene u navedenom pogonu. Slično tome, neće se pružiti uvid u to jesu li neki vanjski korisnici pristupili predmetima u pogonu.

A demo skripta Na temelju gornjih CMDLET -a dostupno je na mom GitHub Repo -u. Možete ga pokrenuti kao globalni administrator ili bilo koji korisnik s dovoljno dozvola za poziv Namijenjen,, Get-mguser i Pretraživanje ujedinjenih podjele. Ako ga želite pokrenuti neintektivno, obavezno zamijenite bitove povezanosti. Skripta također koristi ImportExcel modul za generiranje zasebnog lista sa svim unosima revizije za određeni pogon. To olakšava odlučivanje treba li pogon smatrati aktivnim ili ne.

Možete kombinirati izlaz s gornjim uzorkom PNP koda kako biste poboljšali ugrađeno izvješće o nelicenciranom OneDrives, umjesto da generiramo zasebnu izlaznu datoteku. Imajte na umu da detaljno izvješće u SPO administracijskom centru nije automatski generirano, pa obavezno prvo kliknite gumb Link/preuzimanje!

Sve u svemu, Microsoft je trebao raditi bolji posao s nelicenciranim OneDrives, a ovdje ne govorim samo o smiješnim cijenama. Trebalo mi je pola sata da sastavim skriptu koja može generirati izvještaj o nelicenciranim opravama s stvarnim podacima o korištenju, a pretvaranje u neinteraktivno rješenje trebalo bi samo nekoliko dodatnih dodira. Dodavanje neke logike za brisanje korisnika/pogona ili dodjeljivanje licence za održavanje aktivnog također je prilično jednostavan zadatak.

Kao sporedna napomena, žalosno je da se čak i 2025. moramo osloniti na više zasebnih krajnjih točaka administratora kako bismo obavili osnovne Microsoft 365 administracije. API grafikona može se koristiti samo za pokretanje pretraživanja asinhronih revizijskih zapisa i ostavlja puno toga što treba poželjeti na prednjoj strani SPO administratora. Nije impresioniran. Također nije impresioniran činjenicom da se još uvijek moramo osloniti na više krajnjih točaka i portala kako bismo dobili izvještaje, a kamoli izvješća vezana za naplatu.